“Cuando eres observador, todo el mundo es tu maestro”. Anónimo.

Dice la historia que cuando le preguntaron a Sócrates cuál era la diferencia entre una persona tonta, una inteligente y una sabia, y tras una pausa, respondió sin titubear: “Entre una persona tonta y una inteligente es que este último siempre comete errores diferentes”, respondió. “¿Y entre una inteligente y una sabia?”, fue cuestionado de nuevo… “Es que el sabio no solo aprende de sus errores”, afirmó. Honestamente no sé y nunca me he dato la tarea de confirmar la veracidad de la historia, pero me gusta creer que es cierta, pues ella encierra dos grandes verdades: Entre más aprendas de tu experiencia más inteligente serán tus decisiones, pero el éxito es más que esto, es aprender también del entorno y de lo que otros están haciendo, acertado y equivocado. Y ahí radica la esencia de la Gestión de Datos: En tener historia organizacional e información del entorno, y aprovecharla en la toma de decisiones.

A diferencia de las grandes empresas apalancadas en sus recursos y posicionamiento del mercado, las Pequeñas y Medianas empresas dependen de una ágil toma de decisiones, muy frecuentemente centralizadas en el dueño y gerente del emprendimiento, o en organizaciones un poco más sistematizadas, en el gerente general, gerente cuyo rol es más que solo supervisar resultados, sino un actor en las múltiples áreas de la organización, desde la venta hasta la ejecución, de la administración hasta el recurso humano, la tributación hasta la innovación, en un día a día que pone a prueba la capacidad asertiva con información usualmente muy deficiente.

Un estudio global realizado por la consultora Edison el 2018 detalla que procesos ineficientes implican al menos 55 horas semanales de las personas haciendo trabajos manuales, revisando papeles y validando datos ya generados, verificando si son correctos (un total de al menos 6.500 horas por año), generando inconvenientes en la cadena de suministro e incrementando los costos en el negocio. Misma fuente señala que 92% de las organizaciones no siempre documenta sus procesos de negocio, y 4% no lo hace nunca. Un sin fin de estudios, incluyendo entre ellos el Reporte Global de la Competitividad del 2019, documentan que entre los factores de la gestión interna del negocio que disminuyen la competitividad de las PYMES, la carencia de organización formal y sistematización de sus operaciones y actividades, el retraso tecnológico, la carencia de registros contables / administrativos, y la poca cultura de innovación de procesos y desarrollo tecnológico, juegan un rol crítico. Sin datos, sin registros, sin capacidad de memoria organizativa, las organizaciones están destinadas a pasar por los mismos errores una y otra vez.

¿Es siempre rentable entonces invertir en la Gestión de Datos? ¿En qué datos es conveniente invertir?

Nuestro cerebro siempre está pensando en el "Cómo" antes de hacer las verdaderas preguntas… Y he aquí el eje central que puede hacer una enorme diferencia entre aprovechar el potencial de la Gestión de Datos impulsando significativamente el negocio, o por el contrario, volverse en un terrible dolor de cabeza burocrático que solo complica y estresa la organización: Antes del Cómo, pregunta el "¿Por qué?", el "¿Para qué?", y finalmente el "¿Qué?". Dicho de otra forma, medir y gestionar datos por hacerlo, porque la competencia lo hace, o porque la tendencia va para allá, es inservible, caro y sólo va a generar costos e inflexibilidad en la organización.

Muchas PYMES se dejan llevar así y terminan gastando sus limitados recursos en sistemas digitales prediseñados estructurados que muy poco o nada aportan a la organización, sin cuestionarse antes qué es realmente lo importante en su negocio, para qué medirlo y qué son los procesos centrales que, de hacerlo cada vez mejor, basado en datos y el registro de la experiencia, podría elevar significativamente la rentabilidad del negocio. Habrá que tomar en cuenta que, conforme Pareto, en general, solo el 20% de lo que hace día a día, contribuye al 80% de la rentabilidad de su organización. Es ese 20% que debemos encontrar, y enfocarnos en él sin divagar. No son las propuestas del mercado para sistematizar datos las que deben decidir qué debe medir, o lo que mide la industria, sino el centro de su negocio y sus procesos clave… Recuerde que entre más información "útil y valiosa" tenga, mejores decisiones puede tomar. Es fácil ganar la lotería si sabemos de antemano el número ganador, ¿cierto?. Los datos de tu organización, correctamente analizados y visualizados, sumarizados y disponibles en el momento que los requieran, pueden ser ese número ganador…

¿Qué pasos seguir entonces?

Primero lo primero: Asegúrate de clarificar el corazón de tu negocio. Qué lo hace especial y único, y sobre ello, cuáles son los procesos y aspectos clave, recursos y capacidades, tanto para generar los bienes y/o servicios que ofreces, como aquellos para relacionarte con tus clientes. No hay mejor secreto para el cazador que fijar su presa como única... En la naturaleza hay incontables ejemplos como, desde el halcón al tiburón, una estrategia de protección de las presas es agruparse, y al no tener enfoque el "temible cazador", finalmente termina dejando que se le escapan todas. Sin enfoque, las oportunidades se escaparán entre tus manos.

Entonces y solo hasta que tengas definido tu eje central, indaga que información central pudiese indicar cuál es Tu número ganador de la lotería. Valida la información clave y central en dichos procesos y aspectos clave, mirando tanto al interior de la organización, como hacia fuera. Los mejores indicadores nunca son valores absolutos, sino razones, que vinculan tanto la efectividad y eficiencia de la organización, en relación con las variables del entorno que inciden en dichas variables. Un buen alpinista mide siempre la tasa de consumo de sus recursos en función de las condiciones ambientales y del entorno que ha tenido que enfrentar en el período de consumo.

Una vez definas tus variables, finalmente, busca la mejor solución que se ajusta a ellas, sea como oferta de sistemas de gestión de datos preelaborados, o bien, diseña tu propio sistema, siempre considerando la escalabilidad de la solución, así como el potencial crecimiento de tu organización. Estudios realizados en PYMES por agencias de cooperación internacionales, incluyendo la alemana, documentan, en forma conservadora, que del 100% de los recursos que ingresan a una organización, solo el 70% son aprovechados en el producto y/o servicio, siendo que las soluciones para reducir la tasa de desperdicio parten de aspectos tan simples como tener mediciones para evidenciar donde se están fugando los recursos. Te recomiendo, como punto de partida, para decidir tu sistema de Gestión de Datos, considera el 10% del uso de tus recursos de un año como techo para definir el potencial de retorno de la inversión.

De la A hasta la Z… ¿Cuál me conviene?

Al inicio de los 80s, el costo del GB podía ascender a casi un millón de dólares. Un disco duro de 10 MB podía costar mucho más que un automóvil compacto, alrededor de $3500 dólares. Hoy día, un disco externo de 160 GB (digamos, 16000 veces mayor al de 10 MB), el más chico disponible, anda por $16 dólares. Esto aunado a smartphones, cuando menos, que nos permiten estar conectados permanentemente a la “nube”, servidores desde donde podemos acceder en línea la información, y múltiples soluciones Cloud de Gestión y Almacenamiento de datos, facilitan el tener acceso a enormes cantidades y registro de datos, a costos accesibles a las PYMES.

Por supuesto que un sistema de Gestión de Datos puede seguir siendo en papel, o hasta hojas electrónicas, pero esto trae consigo enormes ineficiencias que apuntan no solo al uso de los recursos, sino al meollo de los datos: Tenerlos accesibles y aprovecharlos para la toma de decisiones, con registro histórico que permita aprender de las experiencias, con validación y seguridad de la información ingresada que minimice los errores y fallas, pero sobre todo, con datos procesados e integrados de múltiples fuentes y actores, para que puedan ser realmente valiosos para la organización en su conjunto y a todos los niveles. Las decisiones siempre van a ser más acertadas en la medida se cuente con más información clave de soporte, fácilmente visualizable, enfocada en lo que es realmente importante.

Desde sistemas prediseñados (que en el caso de las PYMES específicamente, y dada la enorme variabilidad de su gestión, pueden terminar burocratizando más que aportando), hasta desarrollos adhoc de bases de datos, desarrolladas en formato web, con capacidad de irse acomodando y creciendo conforme la organización, operando 24x7, en los cuales cada actor de la organización ingresa y visualiza su gestión, con niveles de seguridad conforme sus funciones, accesibles independientemente del lugar donde se encuentre, es el punto de partida. Sin embargo, cada vez más, la integración de modelos de “Machine Learning” en la gestión de Datos, están brindando enormes ventajas competitivas a las PYMES que se han adelantado: Desde la correlación predictiva de la gestión operativa e identificación de fallas y riesgos asociados, maximizando el uso de los recursos y minimizando los errores, hasta sistemas de recomendación para sus clientes (sistemas que sobre la base del perfil personal afinan la oferta para maximizar la efectividad de cada interacción con el cliente); desde la identificación de acciones preventivas para reducir accidentes hasta la detección de fraudes internos y externos; desde reducir sensores de medición externa hasta el ajuste óptimo de procesos automatizados; son ejemplos de los muchísimos beneficios que estas herramientas traen consigo.

Empresas agrícolas para detección oportuna y eficaz a las condiciones del entorno y las plagas, hasta de fabricación para identificar patrones de riesgo o falla tanto de la cadena productiva como del producto; empresas de servicio, que facilitan la relación con el cliente más allá de la memoria del personal a cargo, hasta servicios de comida que identifican comportamientos de consumo y recomendaciones hacia los clientes… Información es poder, es transformarse hacia organizaciones con sabiduría, es tomar decisiones más acertadas y menos centralizadas, pero principalmente, es la base para evolucionar e innovar en forma más segura. ¿Gestion de Datos en mi PYME? ¿Es rentable realmente? Si, pero solo si te preocupas por qué datos son los que vas a gestionar.